Uitnodiging MD Survey verzenden

Met MD Admin kun je eenvoudig Management Drives-surveys naar jouw klanten verzenden. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je een slot maakt en deelnemers een uitnodiging voor de MD-survey stuurt.


Een nieuw slot aanmaken

Zodra je bij het systeem bent aangemeld, kun je een slot maken. Een slot is jouw database. Hierin worden deelnemers gemaakt die vervolgens voor de MD-survey worden uitgenodigd.

Klik op de tab Slots en vervolgens op Nieuw Slot.

 Er verschijnt een nieuw overzicht met slotdetails.

Naam: vul hier de naam van het slot in, niet de naam van een deelnemer.

Stuur bericht naar:hier staat jouw e-mailadres ingevuld. Dit betekent dat jij een e-mail ontvangt wanneer één deelnemer de vragenlijst heeft afgerond en wanneer alle deelnemers in het slot de vragenlijst hebben afgerond. Ook wordt naar dit e-mailadres een bevestiging verzonden zodra de deelnemers de uitnodiging hebben ontvangen. In dit veld kun je alleen e‑mailadressen selecteren van personen die in jouw systeem als gebruiker zijn gedefinieerd.

Antwoordadres voor deelnemers: dit e-mailadres kan door deelnemers worden gebruikt als reply adres. In dit veld kun je alleen e-mailadressen selecteren van personen die in jouw systeem als gebruiker zijn gedefinieerd.

Stuur cc bericht naar: het e-mailadres dat je hier invult, wordt toegevoegd in de CC van alle e mails die vanuit het systeem worden verstuurd. Dit geldt ook voor het verzenden van de PDF met resultaten.

Survey type: selecteer hier het type vragenlijst (feedback of matrix).

Variant: selecteer hier de variant van de vragenlijst, bijvoorbeeld Zakelijk, Teamsport, Zorg, Onderwijs of Young Professionals.

Taal: selecteer hier de taal voor de vragenlijst. De deelnemers ontvangen de vragenlijst in de geselecteerde taal. De taal kan door de deelnemers zelf ook gewijzigd worden tijdens het invullen van de vragenlijst.

Cluster wachtwoord: wijzig desgewenst het clusterwachtwoord in een eigen wachtwoord. Dit wachtwoord wordt gekoppeld aan het gelijknamige cluster dat tegelijk met het slot wordt gemaakt, en wordt gebruikt worden als wachtwoord voor het MDP-bestand.

Resultaten versturen naar deelnemer: selecteer deze optie als je wilt dat het Management Drives-profiel direct na voltooien naar de deelnemer wordt verzonden.

Resultaten versturen naar sloteigenaar: selecteer deze optie als je wilt dat het Management Drives-profiel direct na voltooien naar de deelnemer wordt verzonden.

Herinneringen: als je hier een herinnering instelt, wordt er op de opgegeven datum automatisch een herinnering verzonden naar de personen die de vragenlijst nog niet hebben voltooid.

Doorgaan: klik op de knop Doorgaan om het nieuwe slot te maken en in het volgende scherm de datum en de tekst voor de herinnering in te voeren.

Vastleggen: als je bij herinnering ‘geen’ hebt geselecteerd zie je de knop Vastleggen. Klik op deze knop om het nieuwe slot te maken.


Deelnemers uitnodigen voor de MD-Survey

Op het tabblad Slots kun je deelnemers uitnodigen voor de Management Drives-vragenlijst. Ga naar het tabblad Slots en klik op het slot waaraan je deelnemers wilt toevoegen.

Nadat je hebt slot hebt geopend, zie je onderaan de gegevens van de deelnemers. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe deelnemer voor de Management Drives-Survey toe te voegen.

Vervolgens wordt een scherm geopend waarin je de gegevens van de deelnemer invult.

Gratis survey: selecteer deze optie aan als de vragenlijst gratis is. De vragenlijst wordt dan afgeschreven van het gratis quotum.

E-mailadres: vul hier het e-mailadres van de deelnemer in.

Voornaam: vul hier de voornaam van de deelnemer in.

Achternaam: vul hier de achternaam van de deelnemer in.

Persoonlijke code: de persoonlijke code is optioneel. Deze code wordt vooral gebruikt als er binnen een organisatie meerdere personen met dezelfde naam de vragenlijst invullen.

Taal: selecteer hier de taal voor de vragenlijst. De deelnemers ontvangen de vragenlijst in de geselecteerde taal. De taal kan door de deelnemers zelf ook gewijzigd worden tijdens het invullen van de vragenlijst.

Vastleggen: klik op deze knop om de deelnemer toe te voegen en naar het slot terug te gaan.

Vastleggen en Nieuw: klik op deze knop om de deelnemer toe te voegen en direct nog een deelnemer toe te voegen.

Nadat je alle deelnemers hebt toegevoegd die de Management Drives-vragenlijst moeten ontvangen, ga je terug naar het slot. Klik boven de lijst op de knop Alles selecteren en vervolgens op de knop Verzenden om de vragenlijst naar alle toegevoegde deelnemers te verzenden.

Vastleggen en Verzenden: klik op deze knop om de deelnemer toe te voegen en de vragenlijst direct naar hem of haar te verzenden. Deze optie wordt alleen gebruikt om één deelnemer direct uit te nodigen. Heb je een hele groep ingevoerd en klik je op deze knop, dan wordt de vragenlijst alleen naar de laatst gemaakte deelnemer verzonden.


Een lijst met respondenten importeren

In plaats van iedere deelnemer afzonderlijk in te voeren kun je ook gebruikmaken van de importfunctie. Gebruik deze functie om met behulp van een Excel-bestand meerdere deelnemers tegelijk in te voeren.

Klik naast Deelnemer details op Importeer deelnemer.

Download de Management Drives-sjabloon.

Open de sjabloon en vul de gegevens van de deelnemers in.

Zodra je klaar bent met het bestand, kun je het uploaden. Klik op OK om de import te bevestigen.


Uitnodiging opmaken en versturen

Nadat je op Verzenden hebt geklikt, wordt een scherm geopend waarin je de uitnodiging kunt verzenden.

  1. Taal: selecteer de taal waarin de uitnodiging wordt verzonden.
  2. Email template: selecteer hier een van de beschikbare e-mailsjablonen. Het selecteren van een e-mailsjabloon is vereist omdat hierdoor de juiste link naar de vragenlijst wordt gegenereerd.
  3. Email onderwerp: Vul hier het onderwerp van het bericht in. Het onderwerp wordt automatisch ingevuld bij het kiezen van een e-mailsjabloon.
  4. Tekst: na selectie van een e-mailsjabloon zie je een soortgelijke tekst als in het voorbeeld. Je mag alle tekst naar wens wijzigen behalve de codes ${firstname}, ${lastname} en ${url}. Deze codes genereren de juiste link naar de vragenlijst. Als deze informatie ontbreekt, is de deelnemer niet in staat de vragenlijst te maken.
  5. Verzenden: klik op Verzenden om de uitnodiging(en) te verzenden.

Still need help? Contact Us Contact Us